Introduction
Smart Global Governance, une entreprise IT française, a migré de Trello à ClickUp pour sa gestion de ses projets. Cette transition a résolu les limitations de Trello et ouvert de nouvelles possibilités pour améliorer leur flux de travail et la collaboration d'équipe. Dans cet article, nous allons découvrir leur parcours et les avantages de la migration.
Les limites de Trello qui ont poussé au changement
Au début, Trello répondait aux besoins de Smart Global Governance. Mais avec la croissance de l'entreprise, les équipes ont commencé à rencontrer des problèmes :
1. Fonctionnalités trop basiques
Trello ne dispose pas d'options avancées. Pour les projets complexes, Smart Global Governance avait besoin :
- D'un système de sous-tâches avancé
- De diagrammes de Gantt pour planifier les projets dans le temps
- Rapports et tableaux de bord personnalisables pour suivre l'avancement
Les chefs de projet devaient utiliser des outils externes, ce qui prenait du temps.
2. Peu de possibilités d'évolutions
La simplicité de Trello a limité la croissance de l'entreprise. Les responsables avaient du mal à traiter les centaines de tâches réparties dans de multiples tableaux.
Trouver des informations précises ou réorganiser le travail nécessitait de passer d'un tableau à l'autre. L'outil atteignait ses limites en termes de volume de données et de nombre d'utilisateurs.
3. Dépendance aux intégrations tierces
L'entreprise devait utiliser de nombreuses intégrations et extensions tierces (Power-Ups) à cause du manque de fonctionnalités, ce qui a apporté d'autres problèmes :
- Coût supplémentaire des Power-Ups
- Risque d'incompatibilité ou d'instabilité
- Perte de temps à chercher et configurer les bons outils
- Données dispersées dans différents services
L'entreprise avait besoin d'une plateforme plus complète et centralisée pour la gestion de projet.
4. Personnalisation limitée
Chaque entreprise a ses spécificités, mais les options de Trello étaient trop limitées pour que Smart Global Governance puisse l'adapter à ses processus.
Par exemple, il n'était pas possible de créer des champs personnalisés spécifiques ou des vues sur mesure. Les équipes devaient se conformer au fonctionnement standard de Trello plutôt que l'inverse.
Même si Trello répondait à leurs besoins au début, l'entreprise devait "subir" ses limitations au quotidien. Migrer vers un outil de gestion de projet plus puissant et flexible comme ClickUp est devenu une nécessité pour se développer.
Migration vers ClickUp
L'équipe a décidé de migrer vers ClickUp, une solution de gestion de projets plus récente et complète.
Cependant, changer d'outil peut être difficile et risquée, surtout si nombreux projets et utilisateurs sont impliqués.
1. Phase de Tests
Avant de commencer la migration, nous avons créé un espace de test dans ClickUp. Nous avons importé un échantillon de données depuis Trello afin d'évaluer le processus.
Les tests ont permis de :
- Vérifier que les informations importantes étaient transférées (tâches, commentaires, pièces jointes...)
- Identifier les problèmes de compatibilité
- Se familiariser avec les fonctionnalités proposées par ClickUp
- Définir la structure organisationnelle idéale pour les projets
Conduire une phase de test de migration sur un échantillon
2. Préparation de la migration
Après les tests, on a planifié la migration par étapes, sans perturber le travail en cours.
Les étapes de préparation :
- Créer un espace dédié pour chaque équipe dans ClickUp
- Définir les modèles de projets et processus
- Rédiger des guides et tutoriels pour se familiariser avec ClickUp
- Organiser des formations
- Communiquer le calendrier de migration à l'ensemble de l'entreprise
Les équipes devaient trier leurs projets Trello afin de bien commencer ClickUp.
3. Migration Par Étapes
La migration s'est faite équipe par équipe :
- Import des tableaux Trello dans l'espace ClickUp dédié
- Suivi de la migration
- Accompagnement des équipes si nécessaire
- Réponses aux questions des utilisateurs
Migrer par étapes a permis de s'adapter au rythme de chaque équipe. Les retours ont permis d'ajuster notre méthodologie.
4. Suivi
Après la migration, il faut suivre l'adoption. On a continué la formation et l'accompagnement des utilisateurs qui ont en besoin. Afin d'améliorer les processus de migration, on a encouragé les retours des utilisateurs.
Désormais, Smart Global Governance utilise ClickUp comme outil de gestion de projets. La transition s'est bien déroulée et les équipes ont gagné en productivité. Plus de retour en arrière !
Les succès de la migration
Tirer parti des fonctionnalités puissantes de ClickUp
L'entreprise utilise maintenant les fonctionnalités avancées de ClickUp pour rationaliser ses opérations et booster la productivité.
- Migration automatisée depuis Trello : les outils sur ClickUp facilitent la migration de données.
- Sprints dans ClickUp : adaptés aux méthodologies Agiles et améliorent la livraison.
- Champs personnalisés : suivi des données spécifiques au projet.
- Vues multiples : contrairement à Trello, ClickUp propose plusieurs vues : tableau Kanban, Gantt, calendrier et liste, adaptées à différents projets.
- Automatisations avancées : rationaliser les workflows répétitifs et gagner un temps précieux.
Kenneth Blanchard disait : "La clé d'un leadership réussi aujourd'hui est l'influence, pas l'autorité"
ClickUp a permis aux dirigeants de Smart Global Governance d'influencer positivement leurs équipes et piloter efficacement les projets.
Favoriser la collaboration et la communication
L'un des plus grands avantages de ClickUp est sa capacité de collaboration et de communication.
Voici deux fonctionnalités clés de collaboration et de communication ClickUp :
- Communication asynchrone : contrairement à Trello, ClickUp favorise une communication efficace pour les membres de l'équipe.
- Commentaires intégrés : discussions contextuelles et un retour en temps réel afin de réduire les réunions.
Les capacités de ClickUp réduisent la dépendance aux outils de communication externes comme Microsoft Teams. On a constaté une augmentation de 15% de l'efficacité des tâches et le double du nombre d'utilisateurs internes adoptant la plateforme de gestion de projet.
Intégration avec les outils de développement
Pour une entreprise technologique comme Smart Global Governance, l'intégration avec les outils de développement est essentielle. ClickUp propose des options d'intégrations comme Bitbucket, GitHub et GitLab.
- Rationalisation des workflows : pull requests et mises à jour de statut synchronisées directement dans ClickUp, éliminant la double saisie.
- Visibilité en temps réel : aperçu en temps réel de l'avancement du développement, ce qui permet une meilleure prise de décision et un alignement de l'équipe.
Bases de connaissances et des ressources centralisées
Ils utilisaient les feuilles de calcul Excel pour gérer les informations liées aux projets. Ils ont décidé d'intégrer ces documents directement dans ClickUp.
Les équipes peuvent désormais collaborer sur les documents ClickUp, évitant les va-et-vient des emails, facilitant la recherche d'informations et assurant leur version.
Surmonter les défis et célébrer les victoires
Malgré les défis comme le changement et la disponibilité des équipes, une planification minutieuse, une communication claire et un support dédié, ont permis à surmonter ces obstacles.
Pascal Bénard, le COO, a constaté des améliorations en termes de perspectives, collaboration et organisation d'équipe.
Conclusion
La migration de Smart Global Governance de Trello à ClickUp illustre l'importance d'un outil de gestion de projet robuste et polyvalent. Les fonctionnalités avancées de ClickUp ont permis de surmonter les limitations de Trello, de rationaliser les workflows et de libérer le potentiel de leurs équipes.
Mais leur parcours ne s'arrête pas là. Avec l'aide d'UpSys, Smart Global Governance prévoit d'intégrer ClickUp dans les services restants, de créer une base de connaissances complète et d'optimiser ses processus.
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