Créer votre CRM dans ClickUp en 6 étapes simples

Qu'est-ce qu’un CRM ?

Un CRM, pour Customer Relationship Management, est un outil permettant de gérer les communications et les données quotidiennes des prospects, des contacts et des clients existants. Un CRM moderne est une base de données vivante avec des modèles, un suivi automatique et des rapports qui remplacent les feuilles de calcul et les e-mails. Au fond, un CRM redonne du pouvoir aux équipes commerciales afin qu’elles privilégient la relation client à un simple échange transactionnel.

Il est vrai que les contacts proviennent de nombreuses sources, dont LinkedIn et les appels téléphoniques impromptus. Laisser un bon prospect ou un client précieux sans réponse dans la boîte de réception peut entraîner de gros problèmes. Les entreprises ont du mal à se développer si elles gaspillent leur énergie à se souvenir, à gérer et à deviner.

La gestion de la relation client (CRM) peut aider à générer plus de revenus, à condition de mettre en place les bons processus et outils. C'est là que ClickUp entre en jeu !

Comment créer un CRM dans ClickUp

Si vous avez déjà un compte ClickUp gratuit, suivez-moi dans ce guide étape par étape ! Vous aurez un CRM fonctionnel en un rien de temps. ⏳

Étape 1 : Télécharger le template de CRM de ClickUp

Commençons par télécharger le template de CRM de ClickUp !

Une fenêtre apparaîtra pour choisir entre la création d'un Espace ou l'utilisation d'un Espace existant dans votre compte pour stocker le Dossier CRM. Pour en savoir plus, découvrez notre article sur la hiérarchie de ClickUp.

Étape 2 : ajouter des vues pour gérer et hiérarchiser les contacts.

Vous voyez les tâches d'exemple de clients préchargées ? Avant d'ajouter vos données réelles, nous allons utiliser ces tâches pour tester les différentes vues que vous préférez pour structurer votre CRM. De cette façon, nous ne manipulerons pas des données sensibles et aurons la liberté de préparer le squelette adapté à vos données.

Comme pour toutes les nouvelles listes ClickUp, la vue Liste s’affichera par défaut. Si vous préférez une approche visuelle de la gestion de vos clients, UpSys vous recommande une des vues suivantes :

• La vue Tableau : Les tâches sont regroupées en colonnes par statut par défaut, montrant les prospects en phase initiale sur la gauche, et les comptes clos sur la droite.
• La vue Calendrier : C'est l'endroit idéal pour tout ce qui concerne la planification et le suivi des réunions avec vos clients et prospects

Si vous débutez sur les vues avec ClickUp, nous vous recommandons de commencer par notre formation dédiée.

Étape 3 : construire des statuts personnalisés pour adapter le flux de travail à votre processus de vente

Passons aux étapes où les possibilités de personnalisation de ClickUp prennent tous leur sens : les statuts personnalisés ! Vous pouvez traduire les statuts de flux CRM préexistants du modèle en français ou modifier/créer les vôtres.

Il est important que ces statuts donnent un contexte rapide et clair sur l'état d'avancement d'une tâche. Ils jouent également un rôle important dans le reporting en donnant un aperçu des goulots d'étranglement, de l'allocation des ressources et de la durée du cycle de chaque étape du pipeline.

Comment ajouter et modifier des statuts personnalisés

Passez la souris sur le nom d'un statut et cliquez sur le bouton des paramètres > Gérer les statuts.

Saisissez un nom pour votre nouveau statut ou modifiez un statut. Vous pouvez ajouter des émojis pour rendre le processus de vente un peu plus ludique et utiliser le sélecteur de couleur pour modifier la couleur par défaut. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous êtes satisfait des statuts de votre CRM.

Passons à l'étape suivante : les champs personnalisés !

Étape 4 : Afficher les informations clés dans chaque vue grâce aux champs personnalisés

Les champs personnalisés de ClickUp peuvent vous aider à améliorer votre productivité. Cette fonctionnalité permet d'ajouter n'importe quelle information sur les tâches aux vues. Vous n'aurez plus besoin d'ouvrir et de fermer une tâche individuelle pour trouver un élément d'information - date de la prochaine étape, courriel, taille du compte, etc.

Outre les champs personnalisés préchargés dans votre modèle CRM, essayez ces autres champs populaires pour le CRM :

• Liste déroulante pour les pistes (chaudes, tièdes, froides) : utilisez le champ Liste déroulante.
• Emplacement de l'entreprise/du prospect : utilisez le champ Emplacement
• Valeur monétaire du client : utiliser le champ Argent
• Taille de l'entreprise : utiliser le champ Nombre
• Numéro de téléphone : utiliser le champ Téléphone
• Email utiliser le champ Email

Comment afficher/masquer les champs personnalisés dans la vue Liste

• Cliquez sur l'icône +.

• Sélectionnez Afficher/Masquer.

• Faites défiler le menu et sélectionnez n'importe quel champ personnalisé dans la section Champs de la liste. Les champs personnalisés sur lesquels vous cliquez passeront à la catégorie Afficher les champs, en haut ! D'autre part, si vous ne voulez pas voir un champ personnalisé spécifique, désélectionnez le dans Afficher les champs et il sera supprimé de la vue.

À ce stade, nous avons mis en place les bases du CRM : vues et champs personnalisés ! 🙌

Étape 5 : Créer des tâches avec vos données

Nous sommes dans la dernière ligne droite ! Ajoutons vos données réelles au CRM en créant des tâches. Vous pouvez créer une nouvelle tâche de trois façons :

• Cliquez sur + Nouvelle tâche sous un groupe de statuts.
• Cliquez sur + Tâche dans le coin inférieur droit.
• Appuyez sur la lettre "t" de votre clavier.

Si vous souhaitez importer vos données à partir d'un fichier Excel ou d'une autre application de gestion de projet, consultez notre article sur l’import des données dans ClickUp.

Étape 6 : Exploiter les bases de données relationnelles dans le CRM

Bravo ! Vous pouvez tout à fait vous arrêter ici et utiliser votre CRM tout neuf dans ClickUp. Mais la fonctionnalité de champs relationnels de ClickUp vous permet d’aller plus loin. Elle vous permet de créer des liens simples entre des tâches connexes dans votre espace de travail ou de créer une base de données avancée en utilisant des relations entre différentes listes (comptes, contacts, opportunités, etc.).

En quelques mots : Les relations vous permettent de passer facilement d'une tâche et d'un document à l'autre sans avoir à ouvrir un onglet supplémentaire dans votre navigateur.

Un exemple de listes en relation entre elles et le suivant :

Entreprise (tâche) ⇔ Contact A (tâche) ⇔ Contact B (tâche) ⇔ Devis Documentation (Doc)

Comment ajouter une relation à partir d'une vue de tâche ?

Faites défiler l'écran jusqu'à la section Relations

Cliquez sur le bouton +Ajouter une relation

Sélectionnez une tâche dans le menu déroulant ou utilisez la barre de recherche pour trouver une tâche.

UpSys vous accompagne dans la mise en œuvre de votre CRM sur ClickUp

Grâce aux templates, ClickUp permet de mettre en place rapidement et simplement un CRM dans l’outil. Mais le template de CRM reste évidemment une base de travail à affiner et traduire si vous travaillez en français. Il vous faudra en effet prendre du recul pour exploiter aux mieux les relations entre les listes, le workflow de vente. Sans mentionner la formation de vos équipes commerciales à l’utilisation de cet outil.

Si vous souhaitez mettre en place votre CRM dans ClickUp, il ne vous reste plus qu'à vous inscrire ici !