Créer un CRM pour votre agence dans ClickUp en 7 étapes simples

Est-ce que vous en avez marre de chercher les informations clients éparpillées dans vos documents et emails ? En tant que dirigeant d'agence, vous savez que ce désordre nuit à votre productivité et vos résultats. Nous avons la solution pour vous !

Imaginez avoir tous vos prospects et données clients organisés dans un hub central. Avec ClickUp, un outil de gestion de projet, vous pouvez facilement systématiser votre processus commercial et développer un chiffre d'affaires à 7 chiffres.

Ce guide vous montrera comment structurer, automatiser et gérer votre CRM dans ClickUp. À la fin, vous pourrez appliquer un système efficace pour conclure vos deals et appuyer le progrès de votre agence.

Que vous soyez débutants ou cherchez à développer vos compétences, ce guide vous permettra d'aller plus loin.

C'est parti !

Points Essentiels :

1. ClickUp est une solution CRM abordable et personnalisable pour les agences.
2. Créer un CRM à partir de zéro dans ClickUp garantit la personnalisation de votre processus commercial unique.
3. Les composants essentiels incluent des listes dédiées pour les Deals, les Comptes et les Contacts, avec les champs personnalisés et les relations.
4. Utilisez les vues, automatisations et tableaux de bord de ClickUp pour optimiser les workflows.
5. Intégrez votre CRM ClickUp à d'autres outils pour créer un écosystème commercial unifié.

Comment les agences peuvent-elles utiliser ClickUp comme CRM ?

Les agences peuvent utiliser ClickUp comme CRM en créant un Espace Commercial dédié avec trois listes principales : Deals, Comptes et Contacts.

Personnalisez les statuts des deals pour correspondre à votre pipeline de vente, ajoutez des champs personnalisés pertinents et liez les deals aux comptes et contacts.

Utilisez les vues de ClickUp pour visualiser votre pipeline, mettez en place des automatisations pour rationaliser les tâches répétitives et construisez des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de vente.

Pourquoi Choisir ClickUp comme CRM ?

Bien que ClickUp soit connu pour la gestion de projet, il excelle également comme outil CRM avec des avantages pour les agences et les entreprises de service :

• Données Centralisées : stockez toutes les infos clients, étapes des deals, notes et fichiers au même endroit.
• Personnalisation : customisez votre CRM avec des champs, vues et automatisations sur mesure.
• Collaboration : utilisez les fonctionnalités de ClickUp pour fluidifier la communication entre les équipes commerciales et de livraison.
• Rentabilité : solution CRM et de gestion de projet tout-en-un à moindre coût.

Les outils CRM dédiés comme Salesforce et HubSpot proposent des fonctionnalités avancées, mais ClickUp offre des solutions adaptées à la plupart des agences, à moindre coût. En plus, cette solution tout-en-un permet de réduire le changement de contexte.

Configurer votre CRM dans ClickUp

L'option facile : Télécharger le modèle CRM ClickUp

Vous pouvez télécharger un modèle CRM pré-construit depuis le centre de modèles de ClickUp.

Lorsque vous utilisez un modèle, ClickUp vous demandera de créer un nouvel Espace ou utiliser un Espace existant pour votre dossier CRM.

Cette approche semble rapide, mais implique souvent plus d'ajustement.

Vous devrez probablement :

• Ajuster les statuts prédéfinis pour correspondre à votre pipeline
• Adapter les vues pour afficher les informations pertinentes
• Supprimer les champs personnalisés inutiles

L'utilisation d'un modèle vous oblige à adapter un système existant, plutôt que de concevoir un système adapté à vos besoins spécifiques.

La Meilleure Approche : Construire votre CRM à partir de zéro

Au lieu d'utiliser un modèle, construisez un CRM sur mesure.

Pourquoi créer un CRM personnalisé peut transformer vos ventes ?

• Personnalisation totale : adaptez chaque aspect à votre processus commercial.
• Compréhension approfondie : maîtrisez votre système pour former facilement votre équipe.
• Automatisations fluides : créez des automatisations adaptées à votre workflow.
• Informations clés en main : les tableaux de bord et rapports fournissent les métriques exactes dont vous avez besoin.

Nous allons vous guider, étape par étape, à construire un CRM puissant et évolutif dans ClickUp.

Étape 1 : Créer un Espace CRM dédié

La première étape est de créer un Espace séparé dans votre environnement de travail ClickUp pour contenir votre CRM. Cette approche permet de garder vos données organisées et séparées des autres aspects de votre travail.

Pour créer un nouvel Espace :

1. Dans la barre latérale ClickUp, cliquez sur l'icône "+" à côté de "Espaces"

1. Donnez un nom clair comme "Commercial"
2. Personnalisez l'icône et la couleur de votre Espace
3. Cliquez sur "Continuer", puis personnalisez vos statuts de vente

1. Cliquez sur "Créer un espace" pour finaliser

💡 Astuce Pro : gardez vos statuts d'Espace simples au début. Vous pourrez toujours ajouter des workflows plus complexes plus tard.

Étape 2 : Configurer vos trois Listes

Créez trois listes principales dans votre Espace Commercial CRM :

1. Deals : pour suivre vos opportunités de vente à différents stades
2. Comptes : pour gérer les informations clés sur vos clients
3. Contacts : pour stocker les coordonnées des clients

Considérez les Deals comme pipeline principal. Les Comptes et Contacts fournissent plus de contextes sur les Deals.

La liste Contacts est optionnelle - vous pouvez stocker les informations de contact directement dans les Deals en utilisant des champs personnalisés. Cette pratique garde les choses simples, surtout pour les automatisations (qu'on verra plus tard).

💡 Astuce : utilisez la vue "Liste" comme vue par défaut pour faciliter la saisie et l'analyse de données. Vous pouvez toujours passer à la vue "Tableau" pour un pipeline plus visuel.

Étape 3 : Personnaliser vos Statuts de Deals

La liste Deals représente le pipeline de vente de votre CRM. Vous y passerez la plupart de votre temps. ClickUp permet de personnaliser vos statuts pour refléter votre pipeline commercial.

Étapes standards de deal :

• Lead Entrant
• Appel découverte planifié
• Proposition envoyée
• Contrat signé
• Lancement projet

Pour personnaliser vos statuts :

1. Ouvrez votre liste Deals
2. Sur la barre des vues, cliquez sur "+ Vue", puis sélectionnez "Tableau - Kanban"
3. Cliquez sur "+ Ajouter un groupe" et insérez vos étapes de vente dans l'ordre.
4. Déplacez le curseur sur un statut et cliquez sur les trois points, puis "Modifier les statuts"
5. Nommez vos statuts, ajoutez des emojis et personnalisez les couleurs.
6. Cliquez sur "Appliquer les modifications" pour finir

Astuce pro : gardez vos statuts simples (4 ou 5 étapes) pour garantir un pipeline fluide et facile à gérer.

Idées d’automatisation pour rationaliser le flux de travail :

• Assigner automatiquement les tâches lorsqu’un deal entre dans « Proposition envoyée ».
• Envoyer des notifications lorsqu’un deal passe à « Contrat signé ».
• Mettre à jour les informations lorsqu’un deal est marqué « Lancement projet ».

Étape 4 : Ajouter des Champs Personnalisés

Les champs personnalisés vous aident à suivre les informations clés pour optimiser votre processus de vente.

Les champs personnalisés essentiels incluent :

• Valeur du Deal : suivez la valeur monétaire de chaque deal.
• Source du Lead : identifiez vos canaux les plus rentables.
• Secteur : segmentez par industrie pour un reporting ciblé.
• Nom du Contact : associez un contact principal.
• Téléphone : gardez les coordonnées à portée de main.
• Site Web : accès rapide aux sites web clients pour les recherches.

Pour créer des champs personnalisés :

1. Ouvrez une tâche dans vos listes
2. Cliquez sur "+ Créer un champ personnalisé" dans les informations avancées de la tâche
3. Choisissez le type de champ approprié (texte, nombre, date, liste déroulante, etc.)
4. Nommez votre champ et configurez les paramètres
5. Cliquez sur "Créer"

Choisir le type de champ personnalisé :

• Champs de texte : informations ouvertes comme les noms de contact ou les notes.
• Champs de numéro : données quantitatives comme les valeurs des transactions ou les numéros de téléphone.
• Champs de date : suivre les étapes clés comme les dates de clôture ou dernier contact.
• Champs déroulants : normalisation de la saisie des données avec des options prédéfinies.
• Champs de formule : calculer automatiquement les commissions, les pondérations ou d’autres métriques en fonction des données de vos champs personnalisés.

Remarque : vérifiez les champs existants pour éviter les doublons. Utiliser les champs personnalisés transforme votre CRM ClickUp en une base de données robuste qui fournit des informations précieuses sur votre pipeline de vente et vos relations clients.

Étape 5 : Lier les Deals aux Comptes et Contacts

Pour lier les deals aux comptes et contacts appropriés, utilisez le champ de relation de ClickUp.

Dans votre liste Deals :

1. Créez un champ personnalisé de type "Relation" et nommez-le "Compte"
2. Choisissez la liste "Comptes"
3. Répétez le même processus pour un champ "Contact", lié à votre liste "Contacts"

Cette configuration permet de voir tous les deals associés à un client particulier. Vous pouvez également utiliser un champ de cumul au niveau du compte pour calculer les valeurs et les quantités des deals qui sont liés.

Bravo ! Ensuite, mettons en place les vues dont nous avons besoin.

Étape 6 : Mettre en place vos Vues

Les Vues vous permettent de répartir vos données de CRM pour une gestion et une analyse faciles. Voici certaines vues essentielles pour votre liste Deals :

1. Vue Liste : voir les détails des deals dans un format tableur. Personnalisez les colonnes pour afficher les champs comme la valeur du deal, la date de clôture et les assignés. Cette vue permet une saisie rapide et des modifications en masse.

1. Vue Tableau : visualisez votre pipeline de vente en groupant les deals dans des colonnes qui représentent les étapes. Cette vue offre un aperçu clair de chaque statut de deal et permet d'identifier les blocages.

• Pour créer une Vue Tableau :
  • Ouvrez votre liste Deals et cliquez sur "+ Vue" en haut à gauche.
  • Sélectionnez "Tableau - Kanban".
  • Configurez le regroupement, les filtres et le tri :
    • Groupez les champs comme les étapes du pipeline, le deal, ou le compte.
    • Filtrez par des critères comme la plage de valeur ou la date de clôture.
    • Triez par attribut comme la valeur ou la priorité
  • Enregistrez la vue pour un accès facile plus tard.

1. Mode Moi : filtrage instantané des tâches qui vous sont assignées.

Personnalisation des vues : Regroupez, filtrez et triez vos vues pour afficher des données spécifiques, comme :

• Les deals de plus de 10 000 € conclus ce mois-ci, regroupés par commercial et triés par valeur.

Autres Vues Utiles :

• Classement Commercial : Groupez par commercial et triez par valeur pour motiver votre équipe.
• Prévisions : Créer une vue Tableur avec les colonnes de calcul pour estimer le revenu de chaque deal.
• Deals Stagnants : Créez une vue filtrée pour les deals qui n’ont pas été mis à jour depuis un certain temps afin d'identifier les opportunités qui pourraient nécessiter une attention.

Étape 7 : Configurer les Automatisations

Les automatisations rationalisent les processus de vente en éliminant le travail répétitif.

Pour configurer les automatisations :

1. Cliquez sur votre environnement de travail en haut à gauche
2. Cliquez sur "Applications", puis "ClickApps"
3. Activez la ClickApp "Automatisation"
4. Naviguez dans la liste Deals et cliquez sur "Automatisations" en haut à droite pour créer les règles d'automatisation.

Exemples d'automatisations :

• Nouveau Deal : quand un nouveau deal est ajouté, assigner automatiquement les tâches pour obtenir les informations comme le budget, l'échéancier et les décideurs.
• Proposition Envoyée : quand le statut du deal change à "Proposition envoyée", envoyer un e-mail automatiquement au client sur les prochaines étapes et les infos supplémentaires.
• Deal Conclu : quand le deal est gagné, créer des tâches d'onboarding pour votre équipe comme la programmation de l'appel kick-off et la collecte des infos clients.

Plus d'idées d'automatisation :

• Alerte de deal stagnant : notifier le responsable si un deal n’a pas été mis à jour depuis un bout de temps.
• Création de tâches : créer automatiquement des tâches lorsqu’un deal atteint certain stade, comme l’envoi d’un contrat ou la planification d’une réunion.
• Notifications : informer les parties prenantes lorsqu’un deal change de valeur ou de date de clôture.

💡 Astuce Pro : utilisez la logique conditionnelle pour créer des automatisations plus précises, comme l’envoi de différents modèles en fonction du secteur ou de la valeur de l'offre.

Les automatisations permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs, aidant ainsi votre équipe à mieux gérer les relations clients et à conclure des ventes. Utilisez-les pour gérer les tâches répétitives, en améliorant votre processus de vente sans remplacer l’interaction humaine.

Tirer parti de votre CRM ClickUp

Une fois votre CRM en place, il est temps de le faire fonctionner. Voici quelques conseils pour tirer  parti de votre nouveau système :

Standardiser vos processus de vente

Un CRM efficace reflète un processus de vente cohérent. En créant un flux de travail clair, chaque prospect aura une expérience de qualité.

Pour standardier vos processus dans ClickUp :

1. Documentez chaque étape de votre cycle de vente, de la première campagne à la clôture.
2. Créez des modèles de tâches pour les activités courantes comme les appels découverte ou la création de propositions.
3. Documentez vos ressources comme les scripts, les démonstrations et les modèles de contrat.
4. Utilisez les automatisations ClickUp pour assigner les tâches et ressources lorsqu’un deal atteint un certain stade.
5. Créez un wiki ou centre d'infos dans ClickUp Docs pour votre guide de vente, vos FAQ et vos bonnes pratiques.
6. Liez ce hub directement à vos modèles de deal pour faciliter la consultation.

Cela permet aux nouveaux responsables de suivre un processus clair et structuré, sans ambiguïté.

Suivre la Santé du Client

Votre CRM est un outil puissant pour gérer vos relations clients. Surveillez régulièrement l’état des comptes et les scores pour identifier et régler rapidement les problèmes potentiels.

Utilisez les commentaires ClickUp dans vos comptes pour les mises à jour hebdomadaires, en notant :

• Le niveau de satisfaction du client (vert/jaune/rouge)
• Les changements de portée ou planning
• Les obstacles ou risques potentiels
• Les ressources supplémentaires nécessaires

Créez une vue enregistrée dans votre liste Comptes en filtrant les commentaires ajoutés au cours des 7 derniers jours. Révisez cette vue lors de vos réunions hebdomadaire pour déterminer les comptes à risque et repérer les opportunités. Les comptes en « vert » sont sujets à des ventes incitatives, ventes croisées et référencements.

Dans ClickUp :

1. Créez une tâche récurrente sur chaque compte pour que le responsable puisse faire un rapport hebdomadaire.
2. Configurer les automatisations pour avertir les gestionnaires de compte ou les cadres si l’état d’un compte devient « rouge ».
3. Utilisez les priorités pour signaler des opportunités de ventes incitatives ou de référencements.

Construire un Tableau de Bord de vente

Pour prendre des décisions basées sur les données, vous aurez besoin d’une visibilité en temps réel de votre pipeline et de vos performances. La fonctionnalité de tableau de bord de ClickUp vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre vos principales indicateurs de ventes.

Voici les cartes essentiels :

• Prévisions : somme des revenus attendus des deals en court, groupés par date de clôture.
• Vélocité du Pipeline : temps moyen par étape
• Classement Commerciaux : par revenu ou volume
• Funnel de vente : nombre de deal et valeur par étape

Créez des tableaux de bord séparés pour votre équipe. Un directeur des ventes peut avoir besoin d’une vue complète de la performance de l’équipe, tandis qu’un cadre supérieur n'a besoin que des indicateurs de revenus et de croissance.

La personnalisation garantit que chacun obtient les données les plus pertinentes pour son rôle.

Quelques exemples de tableaux de bord :

• Classement des ventes : motivez la concurrence en classant les représentants en fonction du chiffre d’affaires ou des transactions conclues.
• Analyse des gains/pertes : analysez les transactions gagnées et perdues en suivant les champs personnalisés, puis en utilisant une carte de diagramme circulaire pour les visualiser.

• Indicateurs d'activité : surveillez les activités de vente clés comme les appels, les e-mails et les réunions dans un graphique à barres pour vous assurer que les commerciaux restent productifs.

Les tableaux de bord les plus utiles sont ceux utilisés régulièrement. Créez-les en pensant aux besoins de vos utilisateurs finaux.

Gardez-les simple et révisez-les régulièrement. Votre tableau de bord CRM deviendra un outil indispensable à votre système en utilisant les bons indicateurs, visualisations et personnalisation.

Plus de conseils pour votre CRM ClickUp

Conseil #1 : Ajoutez une Base de Connaissances de vente en tant que vue dans votre espace commercial CRM

Après avoir créé votre wiki de vente, intégrez-le dans votre CRM. Ce document central permettra à votre équipe de vente d’accéder rapidement aux informations dont elle a besoin.

1. Créez une nouvelle vue dans votre espace CRM pour votre wiki de vente.
2. Documentez tous vos processus de vente.
3. Liez chaque document aux modèles de tâches de deals, comptes ou contacts correspondants.
4. Gérez les permissions pour rationaliser l'accès.

Conseil #2 : Intégrez d'Autres Outils

Même si ClickUp peut remplir les fonctions essentielles d'un CRM, vous utiliserez probablement d'autres outils pour compléter votre processus de vente. Voici quelques intégrations courantes pour les équipes de vente :

1. Planification des réunions (Calendly, Cal.com) : synchronisez les réservations depuis votre outil de planification à vos tâches ClickUp.
2. Calendrier (Google Calendar, Outlook) : synchronisez les meetings à vos tâches ClickUp.
3. Signature électronique (DocuSign, HelloSign) : mettez à jour le statut dans ClickUp lorsqu'un contrat est signé
4. Communication (Gmail, Slack) : envoyez et recevez des notifications ClickUp dans vos chats ou boîte de réception.
5. Prospection (LinkedIn Sales Navigator, ZoomInfo) : enrichissez vos données de compte et de contact avec des informations de tiers.
6. Propositions (PandaDoc, Proposify) : attachez les documents de proposition et suivez le statut des signatures de vos deals.
7. Formulaires Web (Typeform, Google Forms) : créez automatiquement de nouveaux leads lorsqu'un prospect remplit un formulaire depuis votre site web.

Utilisez l’intégration native de ClickUp avec Make.com pour connecter plus d’applications. Make connecte ClickUp à plus de 3000 autres outils.

Lorsque vous souhaitez intégrer des applications, considérez ces aspects :

1. Synchronisation des données : quelles informations doivent être partagées entre système ? Assurez-vous que votre intégration synchronise les champs clés, comme les coordonnées, les étapes de l'offre et l’historique des activités.
2. Événements déclencheurs : quelles actions devraient déclencher des mises à jour ? Par exemple, la création d’un nouveau contact dans votre CRM pourrait ajouter un nouvel abonné dans votre outil d'e-mail marketing.
3. Synchronisation bidirectionnelle : avez-vous besoin que les données circulent dans les deux sens ? La synchronisation bidirectionnelle maintient les informations cohérentes dans vos outils, mais peut nécessiter plus de configuration.

L'objectif des intégrations est de simplifier votre workflow, pas de le compliquer. Commencez par quelques intégrations de base et ajoutez-en progressivement de nouvelles au besoin.

Conseil #3 : Utilisez votre CRM à tout moment grâce à l'application mobile de ClickUp

Avec l'application mobile de ClickUp, accédez instantanément à votre CRM :

• Afficher, créer et mettre à jour les deals et les tâches
• Gérer les étapes du pipeline et les statuts des deals
• Accéder aux documents de vente, propositions et contrats
• Suivre les indicateurs de performance

Pour les commerciaux qui sont souvent en déplacement, l'appication mobile de ClickUp est indispensable. Ils peuvent enregistrer les notes de réunion, mettre à jour les étapes des deals et faire des suivis directement depuis leur téléphone, ce qui garantit que toute l’équipe est toujours à jour.

Que vous soyez en train de préparer une réunion avec un client ou de noter un appel entre deux rendez-vous, l'application mobile vous permet de rester connecté à vos deals.

Conclusion

Cette structure et ces conseils sont un grand pas pour faire succès dans vos ventes. Avec ClickUp, centralisez vos processus (deals, infos clients, comptes, etc.) pour économiser du temps et améliorer la collaboration entre équipes.

Former votre équipe à utiliser cet outil est crucial pour tirer parti de ses fonctionnalités. Si vous avez configuré votre CRM dans ClickUp, félicitations ! Pour passer au niveau supérieur, vous pouvez :

• Intégrer vos applications préférées
• Faciliter l’accès à distance via l’application mobile
• Automatiser les tâches pour gagner du temps et réduire les erreurs
• Créer un wiki pour votre équipe de vente
• Tirer parti des rapports pour analyser les performances

Il est vrai que ClickUp n'est pas aussi robuste qu’un CRM dédié, il offre suffisamment de fonctionnalités pour la plupart des agences à un prix beaucoup plus abordable. Avec ClickUp, transformez votre gestion commerciale et maximisez vos résultats. Prenez les devants dès aujourd'hui en adoptant ce système personnalisable et économique.

Chez UpSys, nous pouvons vous aider à construire le pipeline de vente adapté à votre agence. Réservez un appel découverte si cela vous intéresse.

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