Migration de Jira à ClickUp : une gestion de projet améliorée

‍Les illustrations dans cet article sont en anglais.

Une entreprise de casino rencontrait des problèmes de processus de gestion de projet avec Jira : projets dispersés, champs personnalisés sous-utilisés, et surtout manque de visibilité.

Lorsque les campagnes passaient de l'équipe sport au CRM, puis au marketing, il n'y avait aucun moyen de suivre les progrès ou de gérer la capacité du marketing. On ne pouvait suivre qu'une seule tâche dans un seul flux de travail, alors qu'on avait besoin de sous-tâches. Le contrôle d'accès était aussi un problème, car tout le monde avait accès aux campagnes tout au long du workflow.

La solution : migrer vers ClickUp

Pour surmonter ces défis, ils ont pris la décision de migrer de Jira vers ClickUp.

La première étape était de créer un dossier dans ClickUp et une liste supplémentaire pour chaque équipe, grâce à la fonctionnalité "tâche dans plusieurs listes". Cette ClickApp permet de partager les mêmes tâches entre équipe. Par exemple, lorsqu'une tâche passe à un certain statut, elle se déplace automatiquement vers la liste CRM pour traitement. Ensuite, lorsqu'elle progresse vers le statut suivant, elle passe à la liste marketing et génère des sous-tâches pour cette équipe.

En automatisant le flux de travail, ils ont pu rationaliser leurs processus et améliorer la collaboration d'équipe. En particulier, l'équipe marketing a aimé l'interface de ClickUp et la fonctionnalité tâches dans plusieurs listes afin de garder la confidentialité des informations.

Adapter ClickUp aux besoins de chaque équipe

Ensuite, ils ont décidé d'intégrer toute l'entreprise : Conformité, Finance et RH, dans un système de gestion de projet centralisé. Pour s'assurer que ClickUp répondait aux besoins de chaque équipe, on a mis en place des solutions personnalisées :

Équipe RH

L'équipe RH reçoit beaucoup de demandes venant des employés. Pour répondre à ce besoin, on a créé un formulaire de demande personnalisé dans ClickUp. Ensuite, les demandes sont automatiquement transformées en tâches pour l'équipe RH.

On a également mis en place un répertoire des employés à jour et accessible. L'équipe gère tout via ClickUp : profils des employés, checklists d'onboarding, évaluations de performance et enquêtes d'engagement. C'est une solution complète adaptée à l'équipe.

Équipe Conformité

Chaque année, l'équipe Conformité s'assure que l'entreprise répond à toutes les exigences réglementaires. Pour soutenir ce processus récurrent, on a mis en place un modèle de compliance due diligence (diligence en matière de conformité) dans ClickUp.

Ce modèle couvre tous les points à passer en revue comme les états financiers, les évaluations de risques et les dépôts réglementaires. Les tâches sont automatiquement créées sur la base du modèle, avec des dates d'échéance et des assignés pour garantir la mission de l'équipe.

Équipe Finance

L'équipe finance a de nombreuses tâches récurrentes à traiter : budgétisation mensuelle et annuelle et tâches comptables régulières. On a mis en place des tâches récurrentes pour rationaliser ces processus sur ClickUp.

Par exemple, la tâche "Préparer le rapport budgétaire mensuel" est créée automatiquement au début de chaque mois, assignée aux membres appropriés, avec des sous-tâches et des dates d'échéance.

De même pour la budgétisation annuelle : une tâche principale au début du cycle budgétaire et des sous-tâches pour les besoins budgétaires de chaque département. On a également mis en place des tâches récurrentes pour les fonctions comptables comme les comptes fournisseurs, les comptes clients et la paie.

Cette configuration garantit le respect des délais et la visibilité de chaque processus. L'équipe finance peut facilement collaborer sur les budgets et les rapports directement dans ClickUp.

Statuts et champs personnalisés

Pour toutes les équipes, on a configuré des statuts spécifiques à chaque équipe selon leurs workflows. Par exemple, l'équipe Conformité a des statuts "En cours", "En attente de révision" et "Terminé", tandis que l'équipe Finance utilise des statuts comme "Budgétisation", "Approuvé" et "Comptabilisé".

Pour enregistrer certaines informations, on a utilisé les champs personnalisés. Par exemple, le modèle compliance due diligence comporte des champs pour le niveau de risque et le domaine de conformité, et les tâches financières ont des champs de budget et les codes grand-livre.

L'adoption de ClickUp a augmenté la productivité de l'équipe. La flexibilité de l'outil leur a permis de créer une solution de gestion de projet centralisé adapté aux besoins des départements RH, conformité, finance et autres.

Mesurer l'impact

Résultat de la migration : augmentation de 20 à 30% de performance et de productivité. Cette amélioration est basée sur les feedbacks des membres sur ClickUp et ses fonctionnalités (interface intuitive, tâches dans plusieurs listes, etc.). Pour mesurer le gain en productivité, on peut suivre les indicateurs suivants :

• Temps de cycle : le temps entre l'ouverture d'une tâche et son achèvement. Un temps de cycle plus rapide veut dire efficacité améliorée.

• Rendement : le nombre de tâches terminées dans une période donnée. Rendement élevé signifie productivité améliorée.

• Taux de livraison à temps : le pourcentage de tâches/projets terminés dans les délais. Augmentation du taux = meilleure exécution des projets.

• Taux de retravail : le pourcentage de tâches nécessitant un retravail (erreurs, qualité, etc.). La diminution du taux veut dire processus plus fluides et moins d'erreurs.

Mesurer régulièrement ces KPI et les comparer aux configurations précédentes dans Jira permettra de mesurer l'impact de l'adoption de ClickUp. On pourrait recueillir des feedbacks pour évaluer le nouvel outil et les nouveaux processus. L'entreprise devrait continuer à surveiller ces indicateurs pour assurer la consistance et optimiser ClickUp.

Surmonter les défis

La migration et la mise en œuvre n'ont pas été sans défis. L'un des plus grands obstacles était de s'assurer que tout le monde passe à ClickUp. Les départements sont habitués à leurs propres outils et flux de travail, donc il fallait s'adapter au changement.

L'entreprise a nommé un champion ClickUp pour piloter la transition. Cette personne devait :

• Communiquer la vision et les avantages de la migration vers ClickUp
• Assurer la liaison avec chaque équipe pour comprendre leurs besoins spécifiques
• Configurer les espaces, les listes et les modèles ClickUp pour soutenir chaque équipe
• Dispenser une formation et un soutien pour familiariser les utilisateurs avec la nouvelle plateforme
• Recueillir des retours et résoudre les problèmes durant la migration

Avoir un champion ClickUp et une stratégie de gestion du changement ont permis d'assurer la migration. Le champion a joué un rôle crucial dans l'adhésion des membres et la consistance.

Voici quelques défis qui pourraient survenir lors d'une migration d'outil :

• Migration de données : déplacer toutes les données de l'ancien système vers le nouveau sans perdre d'informations ni perturber le travail en cours. Il faut faire une planification et des tests.
• Intégration : s'assurer qu'on peut intégrer d'autres outils à ClickUp. Le champion ClickUp doit travailler avec l'équipe IT pour mettre en place les intégrations nécessaires et effectuer des tests.

• Adoption par les utilisateurs : il faut encourager les membres à utiliser ClickUp au quotidien. Pour favoriser l'adoption, on peut faire des formations, documenter les nouveaux processus et valoriser les avantages de la plateforme.

En identifiant les défis et en mettant en place des stratégies pour les surmonter, l'entreprise a pu migrer avec succès vers ClickUp et commencer à tirer parti du nouvel outil. Pour continuer sur cette voie, il faudra faire un suivi et une optimisation en continu.

Conclusion

En migrant de Jira à ClickUp, ils ont pu surmonter les défis de gestion de projet et transformer la collaboration d'équipe. La flexibilité, l'interface et les fonctionnalités de ClickUp leur ont permis de rationaliser les flux de travail, d'améliorer la visibilité et d'adapter l'outil aux besoins de chaque équipe. En conséquence, l'entreprise a connu une augmentation de performance et de productivité, le résultat d'une gestion de projet optimale.

Si votre entreprise fait face à des défis similaires en gestion de projet, UpSys peut vous aider à rationaliser les processus, améliorer la collaboration et surtout obtenir de meilleurs résultats.

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