Automatisation des tâches ClickUp : étude de cas Tag Expert

Dans l'environnement commercial actuel, l'automatisation des tâches peut changer la donne pour une agence. Elle peut aider les organisations à gagner du temps, à réduire les erreurs et à augmenter la productivité. L'un des meilleurs outils pour automatiser les tâches est ClickUp, un logiciel de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de rationaliser leur travail et de suivre l'avancement des travaux. Dans cet article, nous allons explorer comment automatiser la création de tâches basées sur des modèles dans ClickUp en utilisant l'exemple concret de Tag Experts, une agence web Analytics.

Étape 1 : comprendre les processus métier

Pour commencer à automatiser des tâches dans ClickUp, la première étape consiste à comprendre vos processus métier. Il est probable que vos processus consistent en des tâches courantes qui sont effectuées régulièrement, ainsi qu'en des tâches spécifiques qui sont propres à un produit ou à un événement. En schématisant votre processus et en énumérant les actions à effectuer une par une, vous pouvez créer un plan de votre flux de travail.

Chacune de ces actions peut ensuite être décomposée en sous-tâches dans ClickUp. Si ces sous-tâches nécessitent des informations spécifiques, vous pouvez créer une checklist avec les champs nécessaires pour chaque sous-tâche. En décomposant vos processus en sous-tâches et en checklists, vous pouvez mieux comprendre le flux de travail et identifier les domaines qui peuvent être automatisés.

Étape 2 : Préparer la structure

Une fois que vous avez compris votre processus, vous devez préparer la structure de vos tâches ClickUp. Chacune des sous-tâches communes et des sous-tâches spécifiques doit être répertoriée une par une. Le déclencheur (le produit, l'événement, la condition, etc.) doit être représenté par un champ personnalisé dans ClickUp. Dans le cas de Tag Experts, le déclencheur était un produit vendu au client, sélectionnable dans un champ étiquette.

Pour créer une structure claire dans ClickUp, vous devez énumérer toutes les sous-tâches nécessaires qui doivent être créées pour chaque produit ou événement. Vous pouvez utiliser un format simple, tel qu'un tableau ou une liste à puces, pour énumérer les sous-tâches à créer. Vous devez également créer un champ personnalisé dans ClickUp qui représente le déclencheur (le produit ou l'événement).

Étape 3 : Configurer les modèles ClickUp

ClickUp offre une fonctionnalité puissante de modèles, qui est la clé de cette méthode. Une fois que vous avez préparé la structure de vos tâches, il est temps de créer vos modèles dans ClickUp. Vous devez créer des modèles pour vos tâches courantes, ainsi que pour vos tâches conditionnées par votre déclencheur. N'oubliez pas de créer votre champ personnalisé qui sera le déclencheur. Si les sous-tâches de vos modèles doivent contenir des informations spécifiques (assigné, pièce jointe, description, etc.), n'oubliez pas de les remplir.

Vous pouvez créer des modèles pour chaque produit ou événement que vous vendez, et chaque modèle doit contenir toutes les sous-tâches nécessaires. En créant des modèles dans ClickUp, vous pouvez facilement créer des tâches avec toutes les sous-tâches nécessaires en une seule fois. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps dans la mise en place de nouvelles tâches.

Étape 4 : créer des automatisations

La dernière étape consiste à créer des automatisations dans ClickUp pour orchestrer le système. Vous devez créer une automatisation pour chaque déclencheur (produit ou événement). L'automatisation doit se déclencher lorsque le champ personnalisé représentant le déclencheur est défini sur la valeur appropriée. L'automatisation doit ensuite créer les sous-tâches appropriées pour la tâche en fonction du modèle correspondant.

Par exemple, si le champ personnalisé du déclencheur est défini sur un produit spécifique, l'automatisation doit créer les sous-tâches appropriées pour ce produit sur la base du modèle correspondant. Vous devez pour cela créer autant d’automatisations que vous n’avez de conditions.

Le système en action 🎇

Une fois l'automatisation mise en place, le système peut faire des merveilles. Les collaborateurs Tag Experts peuvent utiliser le formulaire ClickUp pour saisir toutes les informations pertinentes concernant un projet, y compris le déclencheur spécifique, en l’occurrence les produits vendus au client. Les automatisations en place attribuent alors automatiquement les bons modèles à la tâche, qui contiendra alors toutes les sous-tâches nécessaires pour ce projet spécifique.

Grâce à cette automatisation, le processus de gestion de projet de Tag Experts a été rationalisé, les tâches et les sous-tâches étant créées automatiquement sur la base d'un ensemble de règles définies. Cette approche a permis de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires à la préparation des tâches, libérant ainsi plus de temps pour que l'équipe puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur

Par ailleurs, l'automatisation garantit que toutes les tâches soient créées de manière cohérente et qu'aucune étape critique ne soit omise. Il en résulte un processus de gestion de projet plus fiable et plus efficace, ce qui se traduit en fin de compte par un travail de meilleure qualité pour le client.

Conclusion

Tag Experts n'est qu'un exemple de la manière dont les capacités d'automatisation de ClickUp peuvent être exploitées pour optimiser les processus de gestion de projet. En suivant les étapes décrites dans cet article, votre organisation peut également mettre en place un système efficace qui permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité.

La clé du succès consiste à comprendre vos processus d'entreprise, à mettre en place une structure claire dans ClickUp, à créer des modèles qui reflètent vos besoins spécifiques, puis à automatiser le processus. Avec la bonne configuration, vous pouvez créer un système de gestion de projet puissant, fiable et évolutif qui garantit des résultats cohérents à chaque fois.

Chez UpSys, nous avons une grande expérience dans l'implémentation et l'optimisation de ClickUp pour des organisations de toutes tailles et dans des secteurs variés. Si vous avez besoin d'aide pour démarrer avec ClickUp ou si vous souhaitez améliorer votre configuration existante, nous proposons des consultations gratuites pour discuter de vos besoins et vous conseiller sur la manière d'atteindre vos objectifs. Contactez-nous dès aujourd'hui via le lien de la réunion pour en savoir plus.

Un grand merci à Tag Experts pour nous avoir permis de partager leur cas et pour leur confiance. Nous sommes ravis d'avoir pu travailler avec une entreprise aussi innovante et d'avoir pu les aider à optimiser leur productivité grâce à l'utilisation de ClickUp.

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