Comment archiver automatiquement les tâches dans ClickUp ? (Automatisations Make.com)

Points essentiels :

• Archiver automatiquement les tâches ClickUp permet de désencombrer votre environnement de travail.
• Utilisez Make.com (anciennement Integromat) pour créer l'automatisation d'archivage.
• Configurez deux automatisations : l'une pour stocker les informations des tâches, l'autre pour archiver après 30 jours.
• Processus : webhooks, stockage de données et logique conditionnelle.
• Cette méthode permet d'ajuster la durée d'archivage (ex : 60 ou 90 jours).

Comment archiver automatiquement les tâches dans ClickUp après clôture après X jours ?

Utilisez Make.com pour créer deux automatisations. La première enregistre les informations sur les tâches fermées. Le second vérifie ces informations quotidiennement et archive les tâches qui ont été fermées depuis plus de 30 jours.

Introduction

Si vous utilisez ClickUp, vous avez sûrement des listes pleines de tâches terminées. Si vous souhaitez les archiver, ClickUp ne propose pas encore cette fonctionnalité nativement. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un outil externe comme Make.com (anciennement Integromat).

Dans ce guide, nous allons voir comment configurer cette automatisation pour archiver vos tâches 30 jours après clôture.

Tutoriel Vidéo : Auto archiver les tâches dans ClickUp

Comprendre les Webhooks

Qu'est-ce qu'un Webhook ?

Les Webhooks sont des messagers automatiques sur Internet. Lorsqu'une chose se passe sur une app (comme la fermeture de tâche dans ClickUp), le Webhook envoie un message à une autre app (Make.com dans notre cas). C'est une façon de connecter deux applications qui ne s'intègrent pas nativement.

Pourquoi utiliser les Webhooks ?

Les Webhooks sont rapides et efficaces. Make.com est notifiée uniquement lorsqu'une tâche est close dans ClickUp. C'est mieux que de faire vérifier ClickUp par Make.com constamment.

Make.com vs. les autres outils d'automatisation

Dans ce guide, nous utilisons Make.com, mais il reste encore d'autres outils d'automatisations que vous pouvez explorer :

• Zapier : un autre outil populaire pour créer des workflows entre applications.
• IFTTT : adapté aux automatisations simples, surtout pour l'usage personnel
• Automatisations natives de ClickUp : l'outil ne propose pas encore cette fonctionnalité spécifique, mais ClickUp dispose d'une capacité d'automatisation intéressante.

Make.com est souvent conseillé pour les automatisations complexes grâce à son côté visuel et ses fonctionnalités puissantes. Cependant, le choix dépend de vos besoins et vos budgets.

Pourquoi archiver automatiquement les tâches ?

L'archivage automatique permet d'archiver les tâches un certain nombre de jours après clôture. Cette fonctionnalité est cruciale pour garder vos listes gérables et votre environnement de travail épuré.

Avant d'entrer dans les détails techniques, voici les raisons pour lesquelles cette automatisation est bénéfique :

1. Focus : enlever les tâches closes = se concentrer sur les tâches actuelles et à venir
2. Désencombrement : évitez que vos listes ne deviennent encombrées
3. Navigation facile : trouvez les tâches en cours plus facilement
4. Conservation de l'historique : les tâches archivées peuvent être désarchivées lorsque vous en avez besoin.

Mise en place de l'automatisation : Processus à deux parties

Nous allons créer deux automatisations séparées dans Make.com :

1. L'automatisation pour la Tâche close : l'automatisation tourne lorsqu'une tâche est close dans ClickUp. Elle sauvegarde l'ID de la tâche et la date de clôture.
2. L'automatisation pour Archiver les anciennes tâches : cette automatisation s'exécute chaque jour pour vérifier les tâches closes qui répondent aux critères. Elle prend les informations de la tâche enregistrée et archive toutes les tâches fermées depuis plus de 30 jours.

Partie 1 : Sauvegarder les informations lorsqu'une tâche est close

Dans ClickUp :

1. Naviguez dans votre environnement de travail ClickUp.
2. Cliquez sur "Automatisations" puis "Ajouter une automatisation"
3. Mettez en place l'automatisation : Quand le statut d'une tâche passe à Fermé, Alors appeler le webhook.
4. Vous devez coller une URL obtenue depuis Make.com

Dans Make.com :

1. Créez un nouveau scénario
2. Recherchez "Webhooks" comme déclencheur (trigger)
3. Choisissez "Custom Webhook" et nommez-le : "ClickUp Task Done"
4. Make.com vous donnera un lien et c'est ce lien que vous allez coller dans l'automatisation ClickUp

1. Ajoutez un module "Data Store" après le webhook
2. Créez une nouvelle data store "ClickUp Task Done"
3. Dans les data store, sélectionnez deux champs : "ID" pour l'ID de la tâche et "close_date" pour la date de clôture
4. Connectez les informations depuis le webhook à ces champs

Partie 2 : Vérifier et archiver les anciennes tâches

Dans Make.com :

1. Créez un nouveau scénario
2. Programmez l'exécution automatique du scénario (ex : tous les jours à 22:22).

1. Ajoutez un module "Data Store" à "Search Records"
2. Mettez en place un filtre pour trouver les tâches fermées plus de 30 jours. Le filtre ressemblera à cela :

Copy{close_date} < {{add(now; -30; "days")}}

1. Ajoutez un module ClickUp "Get a Task"
2. Utilisez l'ID de la tâche depuis la data store pour vérifier le statut de chaque tâche
3. Ajoutez un autre module ClickUp "Update a Task"
4. Exécutez-le uniquement pour les tâches encore fermées
5. Configurez-le à l'archivage de la tâche
6. Ajoutez une étape finale pour supprimer les informations de tâche depuis la data store Make.com

Gérez les situations de blocage

L'automatisation doit pouvoir supporter différents scénarios :

1. La tâche est encore fermée : l'archiver et l'enlever de la data store Make.com
2. La tâche est rouverte : désarchiver la tâche ClickUp si besoin et l'enlever de la data store Make.com
3. La tâche est déjà supprimée ou archivée : désactiver les autres actions et l'enlever de la data store Make.com

Pour ce faire, vous devez ajouter des logiques "Quand – alors" (If–then) à vos scénarios Make.com. Cela peut sembler complexe, mais Make.com offre les outils nécessaires pour y parvenir.

Testez vos automatisations

Après avoir tout mis en place, vous devez tester les automatisations :

1. Fermez une tâche dans ClickUp et vérifiez si elle apparaît dans votre data store Make.com

1. Ajoutez manuellement un enregistrement de test à votre data store avec une date de plus de 30 jours.
2. Exécutez le scénario pour voir s’il marche bien pour différents types de tâches.

Ne vous en faites pas, s'il ne marche pas d'un seul coup, vous pouvez toujours modifier les paramètres.

Options de personnalisation

Vous pouvez personnaliser le scénario selon vos besoins :

• Période d'archivage plus longue : changez le filtre de l'étape 2 de la partie 2 pour archiver les tâches après 60, 90 ou même 365 jours.
• Archivage basé sur le statut : modifiez les filtres pour archiver les tâches selon des statuts ou des étiquettes spécifiques.
• Règles spécifiques aux espaces ou listes : créez plusieurs automatisations avec différentes règles pour vos environnements de travail.

Conclusion

Archiver automatiquement les tâches ClickUp permet d'avoir un environnement de travail organisé et une équipe productive. La mise en place est un peu technique, mais l'automatisation simplifie considérable la gestion des tâches à long terme.

Prenez le temps d’optimiser vos processus et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pour atteindre vos objectifs plus vite et sûrement.