Appliquer les valeurs des tâches aux sous-tâches avec ClickUp et Make.com

Introduction

Imaginez une liste d'un projet client dans ClickUp. Dans cette liste, vous avez une tâche principale pour la campagne et plusieurs sous-tâches comme la recherche, le calendrier et la création de contenu. Lorsque vous mettez à jour les champs de la date de début, de la date d’échéance, de la priorité ou de la plateforme dans la tâche principale, vous souhaitez que ces modifications se reflètent dans toutes les sous-tâches.

C'est une fonctionnalité qui est très demandée par les utilisateurs mais ClickUp ne le propose pas encore. Solution = automatiser avec Make.com. Ce guide couvre une automatisation qui met à jour les champs de sous-tâches en fonction des modifications apportées à la tâche parente.

Pourquoi automatiser la mise à jour des champs de tâche ?

Automatiser la mise à jour des champs de tâche permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garder les projets sur la bonne voie. C'est très utile pour les grands projets.

Exemple : mise à jour des sous-tâches lorsque les priorités ou le calendrier des tâches principales changent.

Comment mettre à jour les champs des sous-tâches lorsque les champs de la tâche principale changent ?

Réponse :

En mettant en place une automatisation ClickUp qui déclenche un webhook dans Make.com. Vous pouvez automatiser la mise à jour des champs comme la date de début, la date d'échéance, la priorité et les champs personnalisés chaque fois que la tâche principale change.

Outils nécessaires

• ClickUp : un outil de gestion de projet.
• Make.com : une plateforme d'automatisation pour créer un flux de travail sans codage.

Tutoriel vidéo

Mettre en place l'automatisation ClickUp en tant que déclencheur Webhook

Commencez par créer des automatisations dans ClickUp [déclencheurs et actions] pour informer Make.com des modifications apportées aux champs de tâches.

Le principe est que Make.com ne sera déclenché qu’en cas de besoin, ce qui est plus rentables que de surveiller toutes les mises à jour de tâches.

Par exemple, on va créer des automatisations spécifiques pour surveiller les changements apportés aux champs de tâches suivants :

1. Champ Priorité

Cette règle s’applique lorsque la priorité (ex : faible, normal, élevé, urgent) d’une tâche parente est modifié.

Automatisation : déclencher un appel webhook lorsque le champ de priorité change sur une tâche.

2. Champ Date de début ou de fin

Cette automatisation s’active lorsque la date de début ou de fin d’une tâche parente est modifiée.

Automatisation : déclencher un appel webhook lorsque le champ date de début ou date de fin change.

3. Champ personnalisé (ex : Platforms)

Pour les champs personnalisés comme le champ "Platforms".

Automatisation : déclencher un appel webhook lorsque le champ personnalisé "Platforms" change.

Conseil : lorsque vous configurez les automatisations, assurez-vous qu’elles ne s’exécutent que sur les tâches parentes, et non sur les sous-tâches.

Copier l'URL du Webhook dans Make.com

Lorsque vous configurez les automatisations, ClickUp génère une URL webhook unique pour représenter un déclencheur spécifique.

<https://hook.make.com/abc123xyz>

Assurez-vous de copier ces URL webhook car vous en aurez besoin pour lier ClickUp et Make.com.

Mettre en place Make.com

1. Créer un compte Make.com

Notez que Make.com n'est disponible qu'en anglais.

Tout d’abord, créez un compte :

1. Visitez Make.com et cliquez sur le bouton "Get started free".
2. Créez un compte avec un forfait gratuit : jusqu’à 1000 opérations mensuelles.
3. Une fois inscrit, vous serez dirigé vers le tableau de bord Make.com.

2. Créer un nouveau scénario

Dans Make.com, un scénario est un flux de travail qui automatise les tâches. Voici comment en créer :

1. Cliquez sur le bouton "Create a new scenario" sur votre tableau de bord.
2. Sélectionnez ClickUp dans la liste des applications.
3. Choisissez un déclencheur : sélectionnez le module "Watch Tasks" qui suivra les mises à jour des tâches dans ClickUp.

3. Connecter Make.com à votre environnement de travail ClickUp

Après avoir ajouté ce module ClickUp, vous devez autoriser Make.com à accéder à vos données ClickUp. C'est une connexion unique et sécurisée pour relier votre environnement de travail, espaces et tâches à Make.

4. Mettre en place le Webhook

Les webhooks sont essentiels pour les mises à jour en temps réel. Voici comment les configurer dans Make.com :

1. Ajouter un module "Custom Webhook".
2. Cliquez sur "Create a webhook" pour en créer un nouveau. Nommez-le "Task Field Updated".
3. Copier l'URL : Make.com générera une URL unique pour votre webhook. Vous aurez besoin de cet URL dans ClickUp pour déclencher les actions sur les tâches.

Après avoir configuré les automatisations sur ClickUp, vous pouvez créer le flux de travail correspondant dans Make.com. Elle recevra les appels Webhook de ClickUp et exécutera les actions sur vos tâches.

Configurer l'automatisation dans Make.com

Cette automatisation de Make.com comprend deux parties :

1. List Subtasks of Parent Task : elle va récupérer toutes les sous-tâches d'une tâche principale dont la valeur de champ a changé (déclenchant le workflow).
2. Edit Subtask Fields : pour chaque sous-tâche récupérée, ce module appliquera les nouvelles valeurs de la tâche parente (priorité, statut, dates de début/d’échéance et champs personnalisés comme les plateformes).

Pour configurer le module "Edit Subtask Fields", vous liez les valeurs du webhook d’origine (champs de tâche parente) à chaque champ de sous-tâche que vous souhaitez mettre à jour.

De cette manière, vous pouvez synchroniser la priorité, la date de début, la date d’échéance et les champs personnalisés dans toutes les hiérarchies de sous-tâches.

Voici quelques exemples :

Mapper les valeurs des champs des tâches et des sous-tâches

La partie la plus délicate est la configuration du mappage de champs. Heureusement, Make.com offre des options simples pour assurer cette tâche.

Mapper la priorité

Paramètres : quelle que soit la valeur de priorité de la tâche parente (faible, normale, élevée, urgente), elle doit remplacer la priorité existante sur chaque sous-tâche.

Dans le workflow Make.com, vous trouverez le mappage de champ du module "Edit Subtask". Localisez le champ "Priorité" et utilisez le "dynamic value mapping" pour le remplir avec payload.priority à partir des données du webhook ClickUp (la tâche parente).

Mapper les dates de début et de fin

Accédez aux champs de date « Edit Subtask » et liez-les aux valeurs payload.start_date et payload.due_date correspondantes dans le webhook.

Ce mappage direct garantit l'automatisation.

Mapper les valeurs des champs personnalisés

Pour les champs personnalisés (ex Platforms : Instagram, Facebook, Twitter), la liaison nécessite une étape supplémentaire en raison de la structure des données.

Dans le module "Edit Subtask", vous devez ajouter un nouveau mappage de champ personnalisé en utilisant l’ID de champ personnalisé spécifique de "Platforms" dans ClickUp. Ensuite, configurez la liaison pour remplir à partir de l’objet payload.custom_fields dans les données du webhook.

Make.com analysera automatiquement cette structure de données de champ personnalisé pour faire correspondre aux champs personnalisés des sous-tâches.

"custom_fields": [  {    "id": "abc123",    "name": "Platforms",    "type": "multi_label",    "type_config": {      "default_labels": [],      "new_drop_behavior": "choice"    },    "date_last_updated": "2023-05-21T15:30:00Z",    "value": "Instagram,Facebook,Twitter"  }]

Ces mappages simples vous permettront de synchroniser la priorité, les dates et les champs personnalisés sur les sous-tâches !

Test de l'automatisation des champs de tâches et de sous-tâches

Il est temps de tester l'automatisation et de voir son potentiel de gain de temps !

Scénario de test dans Make.com

Testez d'abord l’automatisation avec des exemples de scénarios dans Make.com. Vous pouvez déclencher manuellement le flux de travail pour simuler les modifications sur une tâche parente.

Modifiez la priorité, les dates, les champs personnalisés, etc. et Make.com indiquera les problèmes de données. Affinez les mappages de champ si nécessaire.

Make.com Test Data

{  "id": "ab12cd34",  "priority": 3,  "start_date": "2023-06-01",  "due_date": "2023-06-15",   "custom_fields": [    {      "id": "cba4321",      "value": "Facebook,Instagram,TikTok"    }  ]}

Avant le démarrage, testez différents scénarios et assurez-vous que l'automatisation correspond à vos attentes.

Vérifier les mises à jour dans ClickUp

Mettez à jour la priorité, les dates ou les champs personnalisés d'une tâche ClickUp pour lancer la synchronisation.

Laissez le workflow s'exécuter, puis vérifiez les sous-tâches. Les nouvelles valeurs doivent correspondre à vos configurations.

Gain de temps dans les workflows réels

Plus besoin de mettre à jour manuellement 5, 10 ou 20 sous-tâches chaque fois que le calendrier ou les exigences changent. En un seul clic, l’automatisation Make.com s'appliquera sur les sous-tâches.

Les chefs de projet/équipe peuvent assurer la cohérence en mettant à jour les données des tâches parentes. Champs synchronisés = productivité et transparence des équipes.

Modifier des dizaines ou des centaines de tâches se fait désormais automatiquement. Maintenant, concentrez-vous sur vos priorités stratégiques !

Conclusion

Utiliser Make.com pour automatiser les workflows améliore l’efficacité de la gestion de projet. En suivant ce guide, vous pouvez configurer une automatisation sur vos sous-tâches, vous faisant gagner du temps et réduisant le risque d’erreurs.

Cette automatisation est puissante, mais il y a d'autres workflows et intégrations ClickUp + Make.com que vous pouvez mettre en place :

• Automatiser la création d’une tâche à partir des emails, des formulaires ou d’autres sources
• Déclencher des processus d’approbation basés sur des règles personnalisées
• Publier les mises à jour ClickUp sur les canaux de communication de l’équipe
• Visualiser et créer des rapports sur les données de l’environnement de travail ClickUp
• Connecter à n’importe quelle application pour une automatisation avancée

Intégrer un générateur de flux de travail à votre outil de gestion de projet offre des possibilités infinies. Cette automatisation améliore l'efficacité des tâches et permet à votre équipe de se concentrer sur des activités plus importantes. Les processus automatisés et rapides permettent aux équipes de libérer leur vrai potentiel.

Si vous avez besoin d'aide, contactez un service d'automatisation professionnel comme UpSys ou consultez le centre d'aide ClickUp. UpSys peut accélérer vos processus d'automatisation avec des formations et des sessions de conseil pour les workflows complexes.

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