Introduction
Si vous êtes ici, c'est que vous utilisez probablement ClickUp au quotidien pour organiser votre travail et celui de votre équipe. Mais connaissez-vous vraiment toutes les fonctionnalités de cet outil puissant ? Une fonctionnalité en particulier peut vous faire gagner un temps considérable et vous aider à systématiser vos processus : les tâches récurrentes.
Nous allons voir comment tirer le meilleur parti des tâches récurrentes sur ClickUp : configuration, paramètres et bonnes pratiques à suivre. Que vous soyez dans les domaines de la comptabilité, des ressources humaines ou toute autre fonction administrative, vous allez découvrir comment les tâches récurrentes peuvent transformer votre façon de travailler.
Points essentiels
- Les tâches récurrentes permettent de systémiser vos processus opérationnels et d'éviter de les oublier.
- Vous pouvez configurer de nombreux paramètres pour vos tâches récurrentes : la fréquence, le déclencheur, le statut et le contenu à importer.
- Les tâches récurrentes sont adaptées aux processus administratifs, comptables ou RH qui se répètent régulièrement.
Comprendre les tâches récurrentes sur ClickUp
Sur ClickUp, vous pouvez créer des tâches qui se répètent, que ce soit chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou même chaque année. C'est ce qu'on appelle tâches récurrentes.
L'avantage principal est d'automatiser des processus récurrents et ainsi d'éviter les oublis.
Lorsque vous configurez une tâche récurrente, voici les paramètres que vous pouvez définir :
La période de récurrence
Vous pouvez choisir une fréquence hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ou même une période personnalisée (tous les 21 jours par exemple).
Le déclencheur
Vous pouvez définir si la nouvelle tâche doit être créée à une date prévue ou lorsque la tâche précédente est terminée.
Le statut
Le statut de la nouvelle tâche recréée, par exemple "À faire".
Le contenu
Vous pouvez choisir les éléments de la tâche précédente à réutiliser dans la nouvelle tâche, comme la description, les sous-tâches, les assignés, etc.
Les tâches récurrentes offrent une grande flexibilité pour automatiser vos processus récurrents tout en gardant le contrôle sur les paramètres clés.
Quand utiliser les tâches récurrentes ?
Les tâches récurrentes sont adaptées aux processus administratifs, comptables ou RH qui se répètent à intervalles réguliers.
Par exemple :
- La clôture comptable mensuelle
- Les réunions d'équipe hebdomadaires
- Les revues de performance trimestrielles
- Les contrôles qualité quotidiens
Dans ces cas d'usage, les tâches récurrentes vous permettent de gagner un temps considérable en automatisant la création des tâches, tout en vous assurant que rien ne soit oublié.
En revanche, optez pour les modèles de tâches plutôt que les tâches récurrentes pour les tâches occasionnelles ou ponctuelles. L'idée est d'utiliser les tâches récurrentes lorsque vous avez un processus bien défini qui se répète régulièrement.
Comment configurer une tâche récurrente efficace ?
Lorsque vous mettez en place une tâche récurrente sur ClickUp, il est essentiel de bien définir les paramètres pour en tirer le meilleur parti.
Prenons l'exemple de la collecte mensuelle des factures fournisseurs pour une agence web.
1. Définir le processus opérationnel
La première étape cruciale est de créer un processus opérationnel standardisé (SOP) pour cette tâche récurrente. Par exemple, vous pouvez utiliser ClickUp Brain (ClickUp AI) pour vous guider dans la création d'une procédure détaillée et efficace. Cette approche assurera la structure de la tâche en question.
2. Configurer les éléments fixes
Une fois le processus défini, vous allez pouvoir ajouter tous les éléments fixes de la tâche comme les assignés, les observateurs et les dates de début et de fin. Vous n'aurez plus à les renseigner à chaque fois.
3. Paramétrer la récurrence
Maintenant, configurons la fréquence de la récurrence. Dans notre cas de collecte de facture mensuelle, nous allons choisir une fréquence mensuelle, avec une date butoir fixée au dernier vendredi du mois. Vous devrez également décider si vous voulez que ClickUp crée une nouvelle tâche à chaque fois ou qu'il mette à jour la précédente.
4. Exclure les éléments dynamiques
Le point le plus important dans la configuration d'une tâche récurrente est de bien choisir ce qui doit être importé de la tâche précédente. En effet, vous ne devez pas inclure les éléments dynamiques (commentaires, pièces jointes, historique d'activité, etc.) car ils risqueront d'alourdir inutilement la nouvelle tâche. Dans les options, désactivez donc l'import de ces éléments pour ne conserver que le processus.
En suivant ces étapes, vous allez pouvoir créer une tâche récurrente optimisée, qui se répétera efficacement à chaque échéance, sans besoin d'intervention de votre part.
Aller plus loin dans l'optimisation
Au-delà de la configuration initiale, il existe d'autres bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti des tâches récurrentes sur ClickUp :
Standardisez vos processus : avant de créer une tâche récurrente, prenez le temps de bien définir le processus opérationnel standardisé (SOP). Utilisez les modèles de tâches ou l'assistant IA de ClickUp pour créer un workflow efficace et reproductible.
Impliquez votre équipe : assurez-vous que les personnes concernées par les processus récurrents soient bien informées et formées à l'utilisation des tâches récurrentes afin de faciliter l'adoption et l'appropriation.
Restez vigilant : même si les tâches récurrentes sont censées vous libérer de certaines tâches, gardez un œil dessus régulièrement. Vérifiez que les récurrences se déroulent comme prévu et ajustez au besoin.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous optimiserez l'utilisation des tâches récurrentes sur ClickUp pour booster votre productivité et votre efficacité quotidienne.
Conclusion
Les tâches récurrentes sur ClickUp sont puissantes pour optimiser vos processus opérationnels récurrents. Que vous soyez dans les domaines de la comptabilité, des ressources humaines ou toute autre fonction administrative, les tâches récurrentes vous permettront de gagner un temps considérable tout en vous assurant que rien ne soit oublié.
La configuration, l'implication de l'équipe et la vigilance sont cruciales pour optimiser son utilisation et transformer durablement votre façon de travailler. Finis les duplications manuelles, les oublis et les erreurs !
Grâce à ClickUp, vos processus récurrents seront désormais gérés de manière automatisée et infaillible.
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