Relevés de temps : le suivi du temps ClickUp en 2024

Introduction

Sur ClickUp, vous pouvez suivre le temps passé sur vos tâches et vos projets. Le temps suivi est enregistré dans les relevés de temps, une nouvelle fonctionnalité de ClickUp. Dans cet article, nous allons parler de cette nouvelle fonctionnalité afin de comprendre comment l'utiliser efficacement.

Points essentiels

• Grâce aux relevés de temps ClickUp, vous pouvez suivre le temps passé sur les tâches en un clic.
• Personnalisation du tableau de bord de relevé de temps pour améliorer votre productivité et le contrôle des projets.
• Utilisation des ClickApps pour différencier les heures facturables et non facturables pour un meilleur reporting.
• Export des données et intégrations avec d'autres outils pour une analyse complète et une gestion optimisée des relevés de temps.

Les relevés de temps ClickUp, qu'est-ce que c'est ?

Vous n'aurez plus à naviguer à travers les onglets et fenêtres pour suivre le temps, vous pourrez le faire depuis ClickUp. Cette nouvelle fonctionnalité rend l'outil encore plus puissant et complet.

Les fonctionnalités des Relevés de temps ClickUp incluent :

• Le suivi de temps - Créer des entrées de temps associées aux tâches ou utiliser le minuteur pour enregistrer le temps à la minute près.
• Les vues personnalisées - Visualiser les feuilles de temps par tâche, date, membre d'équipe, et d'autres filtres.
• Les rapports - Rapprocher le temps enregistré sur les projets et la capacité de l'équipe.

• Les prévisions - Utiliser les historiques de données pour une estimation de temps sur les nouvelles tâches et projets.
• La facturation - Enregistrer le temps facturable, définir un taux, et générer des factures grâce au suivi du temps ClickUp.
• L'audit - Contrôle des données enregistrées pour assurer leur transparence et fiabilité.
• L'optimisation de votre environnement de travail - Avoir une perspective sur la charge de travail pour améliorer la productivité.
• La flexibilité - Les relevés de temps sont personnalisables avec les vues, champs, et permissions sur ClickUp.

Vos premiers relevés de temps (ou feuille de temps)

Mise en place

Mettre en place un Relevé de temps sur ClickUp est simple :

1. Cliquez sur "Plus" dans la barre latérale.
2. Cliquez sur l'épingle pour ajouter les "Relevés de temps" à votre barre latérale.
3. Dans les paramètres de relevés de temps, définissez votre capacité hebdomadaire ou journalière.

L'onglet "Mon relevé de temps" affiche votre capacité et vos temps enregistrés personnels.

Gestion de la charge de travail

Il est crucial d'équilibrer les charges de travail pour une bonne gestion d'équipe. La vue Charge de travail de ClickUp affiche la capacité et les tâches assignées dans un calendrier.

Sur votre tableau de bord, vous pouvez identifier les personnes sous ou surchargées par date. De cette manière, vous pourrez réassigner le travail pour optimiser la charge de travail de votre équipe.

Vous pouvez utiliser les rapports pour contrôler les temps enregistrés par rapport aux temps estimés pour de meilleures planification et estimation.

Personnalisation des modèles de relevé de temps

Voici comment vous pouvez personnaliser votre relevé de temps :

• Ajouter des libellés personnalisées comme "En cours" et "Réalisé" pour suivre le temps facturable VS non facturable.
• Utiliser des champs personnalisés pour les "Heures estimées" et "Heures enregistrées" afin de comparer les estimations et les entrées de temps.
• Que vous ayez besoin d'un suivi détaillé ou basique, vous pouvez créer des modèles personnalisés avec des heures de début et de fin.

Intégration des relevés de temps ClickUp avec d'autres outils

Lorsque vous intégrer les relevés de temps ClickUp avec d'autres outils, vous pouvez :

• Synchroniser les données - Envoyez les temps enregistrés sur ClickUp à d'autres outils de suivi de temps et faites une comparaison pour un suivi complet et précis.
• Centraliser les approbations - Utilisez ClickUp pour gérer les approbations de relevés de temps pour toute votre équipe.
• Regrouper les rapports - Intégrez les données de relevés de temps de différentes sources pour créer des rapports personnalisés sur ClickUp.

Voici comment mettre en place les intégrations avec les ClickApps :

Toggl :

1. Installez la ClickApp Toggl
2. Le temps suivi sur Toggl va être synchronisé automatiquement à vos tâches dans ClickUp.

Hubstaff :

1. Installez la ClickApp Hubstaff
2. Sélectionnez les projets Hubstaff à synchroniser avec ClickUp.
3. Le temps enregistré sur Hubstaff va désormais s'afficher sur vos projets et tâches ClickUp.

Les ClickApps facilitent l'intégration des outils de relevé de temps. Elles vous permettent de synchroniser différents outils sans importer et exporter les données manuellement.

Suivi du temps sur ClickUp

Commencer à suivre le temps dans ClickUp

ClickUp propose de différentes options pour le suivi du temps dans ClickUp :

• Minuteur du navigateur web - Cliquez sur le bouton "Démarrer le minuteur" directement dans une tâche (extension ClickUp pour chrome).
• Minuteur de l'application mobile - Utilisez l'application mobile de ClickUp pour commencer à suivre le temps.
• Saisie manuelle - Saisissez manuellement le temps passé sur les tâches avec précision (heure et minute).

Suivi du temps facturable

Les agences et services professionnels ont besoin de suivre les heures facturables. Vous pouvez marquer facturable ou non facturable les tâches et le temps enregistré.

Le rapport de relevé de temps vous donne :

• Le total des heures facturables et non facturables enregistrées.
• Le taux d'utilisation des heures facturables par employé.
• Les tendances et moyennes dans le temps.

Le taux de facturation peut être défini par l'utilisateur pour automatiser le calcul.

Fonctionnalité des Relevés de temps ClickUp

Affichage des Relevés de temps

Il existe deux vues Relevé de temps sur ClickUp :

• Vue par tâche - Le temps enregistré est affiché sur chaque tâche. Vous pouvez ouvrir les tâches, démarrer le minuteur, supprimer des lignes, créer et modifier des entrées de temps.
• Vue toutes les entrées - Visualisez le temps enregistré chronologiquement. Vous pouvez étendre les dates pour voir les entrées, ajouter des entrées de temps, et ajouter des détails comme "facturable".

De plus, vous pouvez réorganiser les enregistrements par :

• Utilisateur
• Tâche
• Date
• Statut facturable
• Libellés personnalisés

Filtrage des Relevés de temps

L'onglet "Relevés de temps" fournit un tableau de bord centralisé pour :

• Appliquer les filtres aux données comme la facturation, les libellés, et le temps suivi.
• Filtrer les relevés de temps par membre ou groupe.
• Voir la capacité des membres pour contrôler les charges de travail.
• Voir les relevés de temps des membres pour voir les détails.
• Voir le profil des membres et leur contact.

Vous pouvez également visualiser le temps dans les diagrammes de Gantt pour une planification et estimation optimales.

Approbation des Relevés de temps

Vous pouvez activer les approbations de relevés de temps pour que les managers puissent les réviser et approuver avant d'éditer les factures pour les clients.

5 mesures sur les Relevés de temps

Avec les relevés de temps, vous pouvez analyser des indices pour optimiser la gestion d'équipe et de projet :

• Suivez le pourcentage de temps facturable par rapport au non facturable. Vous en aurez besoin pour optimiser votre capacité et mettre en place des améliorations.
• Évaluez l'utilisation du temps par tâche. Ajustez les ressources au besoin.
• Vérifiez si les membres d'équipes sont sous ou surchargés selon leur capacité hebdomadaire. Ajustez les charges de travail de votre équipe en conséquence.
• Contrôlez les heures supplémentaires, ainsi que les travaux en avance et en retard. Utilisez votre tableau de bord pour traiter les risques de surcharges et de burnout.
• Comparez les estimations par rapport aux temps enregistrés par jalon ou phase du projet grâce aux données de suivi. Réajustez les prévisions au besoin.

Les capacités d'analyse et de rapport des relevés de temps ClickUp offrent une perspective pour la gestion optimisée des ressources et des projets pour une meilleure productivité.

Pourquoi suivre le temps directement depuis ClickUp ?

Par rapport aux applications de feuilles de temps et outils basiques, ClickUp présente quelques avantages :

• Vues personnalisables au niveau des tâches ou des heures travaillées. Visualisation des heures facturables et non facturables.
• Intégrations avec des outils comme Harvest, Toggl, et plus pour synchroniser avec vos relevés de temps ClickUp. Faites attentions aux doublons.
• Perspectives sur l'utilisation des ressources et planification de la capacité directement dans ClickUp.
• Approbation simplifiée grâce aux notifications automatisées.

Les Relevés de temps ClickUp sont-ils disponibles sur tous les forfaits ?

Les relevés de temps ClickUp sont disponible sur le forfait Business et plus. Sur les forfaits Free et Unlimited, le suivi de temps est désactivé. Si vous souhaitez changer de forfait, vous pouvez contacter les équipes de ClickUp.

Conseils pour maximiser votre productivité avec les Relevés de temps ClickUp

_{Pour les agences et équipes moder}nes, utiliser un outil de relevé de temps intégré peut être très avantageux.

• Suivi de temps complet - Utilisez les minuteurs pour suivre le temps à la minute près.
• Saisie de temps cohérente - Définissez des règles et rappels pour les enregistrements selon le processus de votre équipe.
• Équilibrage de la charge de travail - Groupez les relevés de temps pour identifier les déséquilibres à travers vos équipes et vos projets.
• Champs personnalisés - Ajoutez des colonnes et des champs pour saisir les taux de facturation, les dépenses, les notes, etc.
• Rapport et analyse - Créez des résumés ou des feuilles de temps pour analyser vos rapports de temps.
• Vélocité et capacité d'équipe - Gérez la vélocité et capacité de votre équipe avec des mesures de temps.
• Suivi de taux facturables - Définissez les taux facturables sur les tâches ou membres d'équipes et utilisez des tableaux de bord personnalisés pour le suivi.
• Factures pour les clients - Filtrez les relevés de temps pour générer automatiquement des factures aux clients.
• Intégration de facturation - Exportez les relevés de temps dans votre système de facturation afin d'éviter les saisies manuelles.

Conclusion

Les relevés de temps ClickUp sont des fonctionnalités puissantes permettant d'optimiser le suivi de temps pour vos projets (agiles, marketing, etc).

En suivant ces conseils, vous allez optimiser son utilisation dans votre travail quotidien. Vous allez pouvoir enregistrer le temps, personnaliser les vues, faire des prévisions, et automatiser la facturation. De cette manière vous allez utiliser vos ressources efficacement et aider votre équipe à être plus productive.

Vous devez suivre le temps au niveau des tâches pour obtenir les données nécessaires pour créer des rapports actionnables. Les vues personnalisées vous permettent de gérer les déséquilibres, et les problèmes de ressources dans vos projets.

Les analyses de relevé de temps fournissent des estimations de temps facilitant la planification de ressources. L'intégration des workflows de facturation réduit les travaux manuels et facilite la facturation des clients.

UpSys et ClickUp

UpSys aide les équipes à optimiser leurs processus de gestion de projet avec ClickUp. Avec UpSys, l'adoption de ClickUp sera facile. Vous pourrez tirer parti du logiciel grâce à notre expertise en configuration, consultation, coaching et formation.

Contactez-nous pour découvrir comment on peut adapter ClickUp à vos besoins spécifiques. UpSys vous aidera à atteindre de nouveaux sommets en gestion de projets.

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