Configurer les Notifications ClickUp : guide complet 2025

Introduction aux Notifications ClickUp

Garder le contrôle des projets peut être un défi. Avec autant de tâches, de conversations et d'outils, il est facile de manquer les mises à jour importantes.

C’est pourquoi on parle toujours des notifications ClickUp comme l'un des piliers d'un système optimal. Vous pouvez les configurer pour recevoir des alertes où et quand vous le souhaitez !

Depuis juin 2024, ClickUp a simplifié la gestion des notifications. Dans cet article, nous allons voir comment configurer vos notifications ClickUp pour ne rien manquer tout en restant concentré.

Points essentiels :

Q : Comment gérer efficacement les notifications dans ClickUp ?

R : Activer uniquement les notifications liées aux commentaires, choisissez un canal principal, utiliser les notifications intelligentes pour retarder les alertes lorsque vous travaillez sur ClickUp.

Q : Où trouver la boîte de réception ClickUp ?

R : La boîte de réception se trouve dans la barre latérale de votre interface ClickUp. Elle centralise toutes vos notifications.

Les meilleurs paramètres de Notifications ClickUp en 2024

Regardez cette vidéo pour apprendre à optimiser vos paramètres de notification pour une meilleure productivité !

Comprendre les Notifications ClickUp

Les notifications ClickUp comprennent trois éléments clés :

1. Déclencheurs : Pourquoi recevez-vous une alerte ? (Principe d'Observateur)
2. Timing : Quand recevez-vous une notification ?
3. Contenu : Quels types d’événements ou de changements souhaitez-vous suivre ?

Voyons comment optimiser ces éléments.

Qu'est-ce qu'un "Observateur" dans ClickUp ?

Dans ClickUp, un observateur c'est quelqu’un qui reçoit des notifications sur toutes les activités d’une tâche spécifique. Vous pouvez vérifier, activer et désactiver le statut d'observateur à partir de la cloche en haut, à droite de n’importe quelle tâche.

Notifications ClickUp flexibles pour la gestion de projet

Les notifications ClickUp vous tiennent au courant de l’activité dans vos espaces, dossiers, listes et tâches.

Les Différents Types de Notifications

• Commentaires : nouveaux commentaires, mentions, réponses.
• Tâches : assignations, changements de statut, mises à jour.
• Dates : rappels de date d’échéance, notifications de retard.
• Mentions : lorsqu’on vous mentionne dans une tâche ou un document.
• Partages : quand on vous partage du contenu.
• Intégrations : GitHub, GitLab, ou Bitbucket et plus.

Canaux de Notification

1. Application : alertes visibles dans l’application web ou de bureau.
2. E-mail : envoyées à votre boîte mail.
3. Mobile : push sur votre mobile via l’application (iOS ou Android).
4. Navigateur : pop-up sur votre navigateur.

Bonnes Pratiques

• Boîte de réception : c'est le centre de notifications principal.
• E-mail : mentions importantes uniquement.
• Mobile : désactiver sauf si nécessaire. Note : n'oubliez pas de télécharger l'application mobile de ClickUp pour recevoir des notifications.
• Navigateur : désactiver pour réduire les distractions (en haut à droite pour Mac et en bas à droite pour Windows).

Configurer les Notifications à recevoir

Vous pouvez personnaliser chaque canal de notification. Voici nos recommandations :

Boîte de réception :

• Par-défaut, obligatoire
• Activer : commentaires assignés, commentaires où vous êtes mentionnés et les nouveaux commentaires.
• Désactiver les options restantes.

Email :

• Choisir "Mention uniquement"

Navigateur et mobile :

• Désactiver complètement.

Mise en œuvre de ces changements

1. Accédez aux paramètres de notification ClickUp.
2. Sous « E-mails », sélectionnez « Mentions uniquement ».
3. Pour "Boîte de réception", cliquez sur "Paramètres personnalisés."
4. Ne conserver que les notifications obligatoires (commentaires assignés, mentions, nouveaux commentaires).
5. Désactiver les options restantes.
6. Cliquez sur "Enregistrer".

Au départ, vous pouvez conserver les notifications par e-mail pour les mentions et les alertes importantes jusqu'à ce que vous utilisez ClickUp régulièrement. Une fois à l’aise avec le flux de travail, désactivez les notifications par e-mail.

Vous ne pouvez pas désactiver les notifications dans l’application, mais les autres canaux sont facultatifs.

Cette flexibilité vous permet de personnaliser les notifications selon votre flux de travail : privilégiez l'email et le mobile pour les alertes critiques, et l’application ou le navigateur pour les notifications secondaires.

Par exemple :

• Recevez des alertes par email pour les tâches urgentes, les mentions et les mises à jour de statut pour rester à jour.
• Activer les notifications push sur votre mobile pour les commentaires et les réactions.
• Utilisez les notifications dans l’application pour voir les mises à jour lorsque vous travaillez sur ClickUp.

Les options sont infinies, à vous de choisir ce qui est pratique.

Configurer les déclencheurs de notifications

Pour accéder aux paramètres de notification :

1. Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'interface.
2. Sélectionnez "Paramètres de notification."
3. Dans la section "Observer automatiquement les tâches dans lesquelles je m'implique", activer uniquement l’option "Lorsque je commente une tâche ou sous-tâche." Vous aurez le statut d'observateur uniquement lorsque vous êtes impliqué dans la tâche, pas pour chaque tâche que vous créez ou modifiez.

Personnaliser les Notifications de l'environnement de travail

Vous pouvez personnaliser les notifications pour chaque environnement de travail ClickUp.

Les paramètres par défaut ne sont pas pertinents car vous serez notifié sur chaque canal, pour tout. Mais vous pouvez changer les types, les canaux et la fréquence des notifications.

Étape 1 : Accéder aux paramètres de notification ClickUp

Pour modifier les paramètres :

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite
2. Sélectionnez « Paramètres de Notification ».

Étape 2 : Mettre à jour les paramètres de base

Vous pouvez mettre à jour :

• Paramètres d'observateur : devenir observateur lorsque vous créez/modifiez des tâches
• Notifications intelligentes : retarder les notifications lorsque vous êtes actif dans ClickUp
• Canaux de notification : email, mobile, application, navigateur

Étape 3 : Choisissez des alertes spécifiques

1. Cochez pour activer ou désactiver chaque type de notification.
2. Désactivez les notifications inutiles pour réduire les distractions : commentaires, tâches, dates, applications, intégrations et bien plus encore.

Comment arrêter de recevoir des notifications pour une tâche

Pour arrêter de recevoir des notifications pour une tâche, il suffit de :

• Ouvrir la tâche : accédez à la tâche pour laquelle vous souhaitez ajuster les notifications.
• Accéder au panneau d’activité : à droite de chaque tâche.
• Cliquez sur "Ne Plus Observer" : désactiver toutes les notifications sauf les mentions ou les assignations.

De cette manière, vous ne recevrez que les notifications que pour les interactions importantes liées à la tâche.

Notifications essentielles pour la plupart des utilisateurs

• Tâches qui me sont assignées : restez informé de vos responsabilités.
• Changements de date d’échéance : gardez une trace des délais variables.
• Commentaires où je suis @mentionné : répondez aux mentions rapidement.
• Rappels de date de début et d’échéance : recevez des rappels pour les livrables à venir et les tâches en retard.
• Notifications de dépendances : restez au courant des dépendances des tâches qui affectent votre travail.

Configuration des notifications pour le travail collaboratif dans ClickUp

Personnalisez la façon dont vous informez les membres de votre équipe et les collaborateurs externes, y compris les invités, pour que votre équipe reste à jour.

• Paramètres d'observateur : choisissez selon l'importance des tâches et des sous-tâches.
• Commentaires assignés et résolus : si vous collaborez avec une équipe dans les commentaires.
• Changements de statut : si vous devez savoir le changement de statut d'une tâche.
• Modifications de champ personnalisé : si vous utilisez des champs personnalisés dans votre flux de travail.

Notifications spéciales pour les cas d’utilisation avancés

• Intégrations (par exemple, GitHub, GitLab, Bitbucket) : si vous utilisez ces outils.
• Notifications ClickApps : si vous utilisez des ClickApps spécifiques.
• Notifications de partage : si vous partagez fréquemment des tâches, des listes, des dossiers ou des documents.

Gestion des notifications mobiles dans ClickUp

Les applications mobiles ClickUp facilitent la gestion des notifications lorsque vous êtes en déplacement.

Dans les paramètres, vous pouvez :

• Activer/désactiver les catégories de notification comme les tâches, les commentaires et les mentions
• Activer ou désactiver les sons de notification
• Contrôler les notifications au niveau du système

Vous pourrez toujours contrôler vos processus sans se connecter sur l’application.

Personnaliser les notifications mobiles garantit la pertinence des alertes sur votre mobile (téléphone ou tablette).

Gestion des notifications de bureau

Lorsque vous utilisez ClickUp sur un navigateur web ou l’application de bureau, les notifications s’affichent sur le volet de notifications, sur la barre latérale. Vous pouvez voir, supprimer, répondre et répondre à ces notifications directement depuis votre boîte de réception.

Même si vous désactivez les notifications ClickBot pour votre boîte de réception, vous recevrez toujours des notifications via automatisations.

Bonnes pratiques de configuration des notifications

Vous devez garder les notifications qui comptent réellement afin d'améliorer votre productivité, de gérer plus efficacement votre charge de travail, de réduire les distractions et de personnaliser les alertes en fonction de votre flux de travail.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques :

• Personnaliser le timing des notifications :
  • Utilisez le résumé quotidien - recevez un résumé quotidien par email au lieu d’alertes en temps réel
  • Utiliser les notifications intelligentes : retardez les notifications lorsque vous êtes actif sur le Web pour réduire les interruptions.
• Évitez la redondance : si vous observez une tâche, vous n’avez peut-être pas besoin de notifications pour chaque sous-tâche ou commentaire.
• Choisissez les bons canaux : notifications par e-mail, mobile, dans l’application ou navigateur.
• Garder les mentions activées pour voir les metions.
• Activer les notifications push pour les mises à jour critiques comme les assignations, les approbations et les mentions
• Utiliser l'email pour les avis importants qui nécessitent une intervention
• Désactiver les alertes inutiles
• Utilisez les notifications intelligentes. Retardez les notifications d’au moins 1h
• Configurez Slack pour obtenir des mises à jour en temps réel pendant que vous travaillez

Astuces avancées sur les notifications

Tirez le meilleur parti de vos notifications ClickUp avec ces conseils d’expert :

Recevoir des notifications uniquement pour les commentaires

Le principe est de garder les communications essentielles et réduire les distractions :

• Dans les paramètres d'observateur, activez uniquement l’option "Commentaires".
• Désactiver les notifications pour la création de tâches, la modification et d’autres activités moins critiques.

Utiliser les notifications intelligentes avec retardateur

ClickUp propose une fonctionnalité "Notifications intelligentes" qui vous permet de retarder les notifications si vous avez récemment travaillé sur une tâche.

Voici comment le configurer :

• Dans vos paramètres de notification, activez "Notifications intelligentes."
• Choisir un délai de 3 à 6 heures (recommandations = 3 heures).

Cette fonctionnalité vous empêche de recevoir des notifications sur les tâches que vous êtes en train d'effectuer, réduisant les interruptions et maintenant votre concentration.

Utiliser un seul canal de notification

Pour simplifier la réception des notifications et éviter d’être submergé :

• Désactivez les autres canaux et choisissez-en un (email ou boîte de réception). Cette stratégie vous évite d’être bombardé de la même notification sur plusieurs plateformes.

• À mesure que vous utilisez ClickUp, désactivez les notifications par email.
• Ajoutez la vérification de votre boîte de réception comme étape importante de votre flux de travail.
• Utilisez l’application mobile ClickUp judicieusement - installez-la uniquement si vous avez absolument besoin de notifications en déplacement.

Notifications en temps réel avec l'intégration de Slack à ClickUp

L’intégration de Slack à ClickUp vous permet de recevoir des alertes Slack en temps réel pendant que vous travaillez sur ClickUp.

Vous pouvez recevoir des notifications pour :

• Les nouvelles tâches
• Les changements de statut
• Les commentaires
• Les pièces jointes
• Les assignations

Pas besoin de basculer entre applications.

Pour activer les notifications Slack sur ClickUp :

1. Connectez vos comptes Slack et ClickUp
2. Sélectionnez une liste/un dossier à suivre
3. Choisissez le canal Slack pour les notifications
4. Choisir les types d’alertes

Une fois configuré, vous recevrez des notifications lorsque les choses se passent dans vos espaces ClickUp.

Conclusion

Les paramètres de notifications de ClickUp peuvent être adaptés à vos besoins et à votre style de travail. Vous pouvez recevoir des alertes sur plusieurs canaux - par email, mobile, dans l’application ou le navigateur - pour ne jamais manquer les mises à jour critiques tout en minimisant les distractions.

ClickUp offre des fonctionnalités complètes allant des notifications intelligentes aux intégrations comme Slack pour optimiser votre flux de notifications et maximiser l’attention sur les tâches prioritaires.

Configurer correctement les notifications ClickUp vous permettra de trouver l’équilibre entre rester informé et éviter les distractions.

‍